Bahagian Khidmat Pengurusan Dan Kewangan
Objektif
- Memastikan pengurusan kewangan organisasi dilaksanakan secara cekap, telus, berintegriti dan mematuhi peraturan yang berkuat kuasa;
- Menyediakan perkhidmatan pengurusan yang berkualiti bagi menyokong kelancaran operasi dan penyampaian perkhidmatan organisasi;
- Mengurus peruntukan, perbelanjaan dan hasil organisasi secara berhemah bagi mengoptimumkan penggunaan sumber;
- Memastikan urusan perolehan, pembayaran, perakaunan dan pelaporan kewangan dilaksanakan dengan tepat serta mengikut tatacara kewangan yang sedang dikuatkuasakan;
- Meningkatkan kecekapan sistem pengurusan dan kewangan melalui penambahbaikan proses kerja, penggunaan teknologi dan pembangunan kompetensi warga kerja secara berterusan;
- Merancang, menyelaras dan melaksanakan pembangunan infrastruktur, sistem serta kemudahan organisasi secara cekap dan berkualiti;
- Menyediakan perkhidmatan sokongan teknikal yang responsif bagi memastikan kelancaran operasi dan penyampaian perkhidmatan; dan
- Memastikan pengurusan aset dan stor dilaksanakan secara sistematik, cekap, telus serta mematuhi peraturan dan prosedur yang berkuat kuasa.
Fungsi
- Memberikan khidmat nasihat berkaitan pengurusan, kewangan, pembangunan, aset, perolehan dan pentadbiran kepada semua Bahagian serta pihak berkepentingan;
- Memastikan pematuhan terhadap dasar, pekeliling, Prosedur Operasi Standard (SOP), pengurusan risiko dan kawalan dalaman melalui pemantauan dan penambahbaikan berterusan;
- Mengurus hal ehwal pentadbiran pejabat, dokumentasi, rekod, mesyuarat dan perkhidmatan sokongan organisasi;
- Merancang dan mengurus belanjawan, perakaunan, pembayaran, hasil, emolument, pinjaman, pelaporan kewangan serta memastikan pematuhan tatacara kewangan;
- Mengurus proses perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut dasar, peraturan dan prosedur perolehan yang ditetapkan;
- Mengurus pendaftaran, pemeriksaan, pelupusan aset serta pengurusan inventori dan stok secara sistematik; dan
- Merancang, menyelaras dan memantau pembangunan infrastruktur, penyelenggaraan kemudahan serta menyediakan sokongan teknikal kepada organisasi.
Piagam Pelanggan
- Menguruskan penerimaan masuk surat/dokumen rasmi jabatan penerangan Malaysia dan mengedarkan ke bahagian/cawangan dalam tempoh satu (1) hari selepas diterima daripada perkhidmatan pos/kurier;
- Menguruskan perkhidmatan pengeposan dan penghantaran keluar surat/dokumen rasmi dalam masa dua (2) hari bekerja selepas surat/dokumen diterima;
- Menguruskan perkhidmatan pengangkutan kepada pegawai dan kakitangan jabatan penerangan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas permohonan dalam sistem myBooking;
- Menguruskan pendaftaran aset baharu dalam tempoh 14 hari bekerja selepas penerimaan aset;
- Mengeluarkan bekalan stok daripada stor permohonan yang lengkap dan stok tersedia;
- Memproses permohonan pembayaran yang lengkap dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas dokumen LENGKAP diterima;
- Memproses permohonan perolehan yang lengkap dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh penerimaan;
- Menyediakan khidmat nasihat berkaitan peruntukan, perbelanjaan dan pengurusan bajet kepada bahagian/negeri;
- Menyelaras penyediaan cadangan bajet tahunan organisasi mengikut jadual dan garis panduan yang ditetapkan; dan
- Menyediakan perkhidmatan sokongan teknikal bagi majlis/program rasmi Negara/kementerian/jabatan.